MANUAL DE POLITICA DE DATOS: (Habeas Data)

OBJETIVO

Las políticas y procedimientos de los cuales versa el presente manual interno, serán aplicables para el manejo de la información personal que se pretenda utilizar, y/o se encuentren en las bases de datos de Aníbal Gaviria Correa, candidato por la coalición “Es el momento de Antioquia”, para la Gobernación de Antioquia en el periodo institucional 2020-2023.

MARCO NORMATIVO

En virtud del artículo 15 de nuestra constitución nacional todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Así mismo, en la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. Por tanto, es deber legal de esta entidad, establecer una política de datos que atienda a estas disposiciones.
En materia de HABEAS DATA, las correspondientes a la ley estatutaria 1581 del 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013, y demás decretos reglamentarios, Aníbal Gaviria Correa, candidato por la coalición “Es el momento de Antioquia”, para la Gobernación de Antioquia en el periodo institucional 2020-2023 informa la política de recolección de datos, tal cual lo dispone la ley 1581 en su artículo 17 literal k), donde se contempla la obligación legal de contar con un manual interno de políticas y procedimiento de tratamiento de información personal, con el fin de garantizar los derechos de los titulares de los datos.

GENERALIDADES:

El presente documento contiene las políticas por las cuales se regirán Candidato por la coalición “Es el momento de Antioquia”, cuyo objeto es el de inscribir y promover su candidatura para la Gobernación de Antioquia en el periodo institucional 2020-2023., para el uso de los datos personales recolectados. En el presente manual se describen los mecanismos por medio de los cuales, Aníbal Gaviria Correa, candidato por la coalición “Es el momento de Antioquia”, para la Gobernación de Antioquia en el periodo institucional 2020-2023. garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

AMBITO DE APLICACIÓN:

Las políticas y procedimientos que reposan en el presente manual aplican para todas las entidades que realicen recolección de datos a cargo de Aníbal Gaviria Correa, candidato por la coalición “Es el momento de Antioquia”, para la Gobernación de Antioquia en el periodo institucional 2020-2023. Los términos y condiciones expresados en el mismo, son aplicables a cualquier recolección realizada, sea de forma presencial o no presencial, incluyéndose las virtuales, para cualquiera de los objetivos que pretenda alcanzar el candidato.

RESPONSABLE:

Responsable del Tratamiento de Datos: Aníbal Gaviria Correa
Cédula de ciudadanía: 70.566.243 de Medellín
Dirección física: Calle 32CC Sur #47 – 27 Barrio El Portal – Envigado
Dirección electrónica: infocasaantioquia@gmail.com
Teléfono: 3172542864

DEFINICIONES:

– Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
– Dato público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
– Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
– Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
– Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.
– Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.
– Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
– Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
– Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.
– Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
– Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
– Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Candidato por la coalición “Es el momento de Antioquia”, cuyo objeto es el de inscribir y promover su candidatura para la Gobernación de Antioquia en el periodo institucional 2020-2023 se rige por los siguientes principios, los cuales son reglas en cuanto a la recolección y manipulación de los datos recolectados:
– Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
– Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
– Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
– Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
– Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
– Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
– Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
– Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS:

En las bases de datos, de las cuales Aníbal Gaviria Correa dará uso y tratamiento, se almacena tanto información general, como lo son el nombre, teléfono, edad, genero, datos de contacto (teléfono fijo o celular, correo electrónico, dirección física, o cualquier medio de contacto que la campaña considere, y el entrevistado autorice). A su vez según sea el objetivo de la base de datos o su naturaleza, esta podrá incluir datos sensibles, los cuales solo podrán ser recolectados con autorización, previo aviso al entrevistado de la naturaleza de los datos, y del fin que se le dará a los mismos, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012, como podría ser, sin ser los únicos datos sensibles posibles a recolectar, la historia laboral de un empleado, la composición de su núcleo familiar, información académica, información social en casos de manejo de comunidades, entre otras.

TRATAMIENTO:

La información que reposa en las diferentes bases de datos de la empresa es sometida a diferentes tratamientos, entre los cuales, mas no los únicos, se encuentran la recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, ya sea de forma parcial o total, para dar cumplimiento a las finalidades de cada una de las bases de datos que reposan en poder de la empresa. Dicha información a su vez puede ser recolectada por terceros, o entregada a socios de la empresa o entidades públicas y judiciales, con el único fin de cumplir con la finalidad de los mismos, o por disposición legal. En caso tal de ser recolectada por un tercero, este deberá firmal clausula y compromiso de confidencialidad de los datos recolectados, confidencialidad y exclusividad de uso, únicamente para los fines autorizados por el contratante, y deberá ceñirse a las disposiciones del presente manual.

FINALIDAD:

Aníbal Gaviria Correa, podrá hacer uso de los datos personales para:
a) Enviar información de los planes de campaña y proyectos políticos;
b) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información, publicitaria sobre la campaña y/o eventos, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas de carácter publicitario, adelantados por Aníbal Gaviria Correa;
d) Soportar procesos de auditoría interna o externa;
e) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a filiales, vinculadas, o subordinadas de Aníbal Gaviria Correa ubicadas en el territorio Colombiano, en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
Los datos personales proporcionados, sólo podrán ser utilizados para los propósitos aquí señalados, y por lo tanto, Aníbal Gaviria Correa no procederá a venderlos, licenciarlos, transferirlos, o divulgarlos, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer servicios y/o productos; (iv) que sea requerido o permitido por la ley.
Aníbal Gaviria Correa recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

DERECHOS DE LOS TITULARES:

Los derechos reposan sobre el titular de los datos, y es este, el autorizado por este, o los autorizados por orden judicial y legal, los únicos autorizados para rectificar, actualizar, o revocar los datos obtenidos a través de los canales de servicios dispuestos para dicho fin. Los derechos con los que el titular cuenta son:
– Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
– Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
– Solicitar prueba de la autorización otorgada.
– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
– Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
La empresa señala a continuación, el procedimiento y los canales por los cuales los titulares de la información podrán ejercer sus derechos.

OBLIGACIONES DE LA EMPRESA:

Aníbal Gaviria Correa deberá, en conformidad con el marco legal, y con la legítima confianza de los titulares de los datos:
– Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
– Verificar que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a Aníbal Gaviria Correa los datos personales que tratará como encargado.
– Hacer la debida conservación de la información obtenida, garantizado que la misma no se altere, pierda, se use con fines fraudulentos, o se le dé acceso no autorizado a terceros.
– Solicitar la autorización otorgada por el titular, y conservar copia de la misma.
– Darle la información correcta al titular sobre la finalidad de los datos recolectados, conforme lo determina la ley.
– Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
– Realizar la rectificación de los datos obtenidos con el titular, para efectos de la fiabilidad de los mismos.
– Actualizar oportunamente la información con el encargado del tratamiento de los datos, y velar porque la información obtenida este lo más actualizada posible.
– En caso de haber un encargado externo de la obtención de datos, suministrarle únicamente los datos a los que este previamente autorizado, a su vez exigirle a este el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular de la información, tal cual lo establezca el acuerdo de confidencialidad.
– Realizar oportunamente los procesos de supresión y rectificación de los datos.
– En tratándose de solicitud de supresión de datos o actualización de los mismos, el tiempo establecido para realizar dicha acción es de 10 días hábiles contados a partir de su recibo.
– Tramitar las diferentes consultas y reclamos surgidos por los titulares de la información, acorde lo estipulado en el presente manual para dichos tramites.
– Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
– En caso de existir un encargado externo, informar a este cuando determinada información se encuentre en cualquier tipo de discusión por parte del titular de la misma, siempre y cuando se haya presentado reclamación, y el trámite de esta esté en proceso. Se deberá a su vez incluir la leyenda “tramite en proceso”.
– Dar oportuna información a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
– Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD:

Aníbal Gaviria Correa ejerce las labores de garantizar y exigir el secreto profesional en lo referente a todos los datos obtenidos de carácter personal o privado, y la salvaguarda de los mismos, a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de estos, obligaciones que permanecerán aún después de finalizar sus relaciones contractuales. El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y la legislación vigente.

RESPONSABLE:
Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:
Aníbal Gaviria Correa3172542864
Área: área jurídica, dirección jurídica
Dirección: Calle 32CC Sur #47 – 27 Barrio El Portal – Envigado.
Correo: infocasaantioquia@gmail.com
Teléfono: 3172542864

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL ACCESO, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS:

Dando cumplimiento a la ley y a los derechos del titular, expuestos anteriormente, se disponen los siguientes procedimientos para poder acceder a la información del titular, a ejercer consultas, o realizar algún tipo de queja y reclamo. El derecho de acceso se presentara mediante consulta, por lo que se dispone un único procedimiento de consultas.
Consultas:
El usuario podrá realizar cualquier tipo de consulta concerniente a sus datos recabados, entre las cuales podemos enunciar, sin ser las únicas: conocer a que tratamientos se someten los datos recolectados, acceder a esos datos, saber cuáles son los datos que se poseen, saber cuáles son las finalidades, conocer quien fue el responsable de recolectar los datos y quien el destinatario de los mismos, cualquier otra consulta que se base en la recolección de sus datos. El procedimiento para realizar la consulta es el siguiente:
– Solo aquel que sea titular de los datos, sus causahabientes, o los que dictaminen la ley podrán realizar el proceso de consulta.
– La consulta la resuelve el área de servicio al cliente, de forma telefónica (3172542864), o de forma virtual, mediante la página anibalgaviria.co, servicio al ciudadano, la opción contáctenos.
– El usuario debe identificarse plenamente, por lo que Aníbal Gaviria Correa, ejercerá los medios de autentificación que consideren pertinentes para constatar la titularidad de la información del consultante. Entre la información mínimamente deben estar los nombres y apellidos del titular, su número de identificación, los datos de contacto del titular, nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.
– Los datos que se desean consultar deben estar claros y ser precisos.
– Debe precisar por cuál de los medios de contacto otorgados se le dé cumplimiento a la consulta, en el caso de ser realizada vía telefónica, y no poderse dar respuesta en el instante, debe de igual manera precisar por cual medio desea ser comunicado de la respuesta.
Las consultas serán resueltas dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de no poderse resolver dentro de este término, se le informara al consultante antes del vencimiento de este término las razones por las cuales la consulta no podrá ser resuelta, y en ningún caso será superior a cinco días hábiles adicionales al término.
Esta consulta será gratuita, siempre y cuando los datos o material necesario pueda ser entregado vía telefónica o por correo electrónico, cualquier gasto de envió de material correrá por cuenta del solicitante.
Quejas y reclamos:
Todo procedimiento de queja o reclamo debe tener constancia de su presentación, por lo cual Aníbal Gaviria Corra, solo recibe quejas y reclamos por medios electrónicos, dirigidos al correo electrónico habilitado para este fin, el cual es quejasyreclamos@anibalgaviria.co
Toda queja o reclamo tendrá un numero de radicado, con este número es con el cual se le dará seguimiento y control. Este número será por el cual se le dará la identificación a la queja o reclamo en cuestión.
El reclamante o quejoso, además de los datos necesarios para la realización de la consulta, como lo son los datos plenos de identificación, los datos concretos de la queja o reclamo, y el medio por el que desea la respuesta, para este caso puede ser correo físico o electrónico, debe incluir en la queja o reclamo:
– Documento anexo, en el cual repose la queja o reclamo, y el cual debe contener la firma del peticionario, sea digital, o escaneada en el documento anexo.
– Los documentos que considere soportan su consulta o reclamo.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará de la situación al interesado.
El reclamo será atendido dentro de los siguientes quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 31 de Julio del año 2019.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos, con previa solicitud de eliminación de dichos datos por parte del titular, o disposición de Aníbal Gaviria Correa

Elaborado por Mauricio Alberto Henao U
Asesor Jurídico